Doniesiony zbyt późno przez pracownika dokument należy mimo wszystko wpiąć chronologicznie do akt osobowych. Zwykle przyjmuje się, że chodzi tu o datę wydania dokumentu, a nie o dzień doniesienia, jednak przepisy w tej sprawie są niejasne.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Może zdarzyć się, że pracownik przyniesie z opóźnieniem dokument, np. dyplom ukończenia szkoły. W takim przypadku pojawia się problem, w jaki sposób taki dokument umieścić w aktach osobowych, aby zachować układ chronologiczny.
Kwestia ta nie została jednoznacznie uregulowana w przepisach. W piśmiennictwie zwykle przyjmuje się, że poprzez układ chronologiczny należy rozumieć układ zgodny z datą wydania dokumentu. Czyli jeżeli pracownik doniesie dokument z opóźnieniem, spowoduje to konieczność umieszczenia go w takim miejscu, w jakim znalazłby się, gdyby dostarczono go w terminie.
Z powodów praktycznych warto prowadzić dokumentację w taki sposób, aby w wykazie pomiędzy tytułami poszczególnych dokumentów pozostawiać nieco miejsca na ewentualne dopisywanie tytułów i numerów kolejnych pism. Przykładowo, jeśli pracownik dopiero po kilku miesiącach doniesie świadectwo pracy, można je umieścić pomiędzy dokumentami dostarczonymi wcześniej – stosując symbol numerowo-słowny, np. nr 11A. Dzięki temu nie będzie potrzeby przepisywania wykazu i zmiany numeracji, lecz po prostu pomiędzy dokumentem numer 11 i numer 12 zostanie umieszczony dokument o numerze 11A.
- art. 94 pkt 9a, art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 6 ust. 2 pkt 1 i pkt 2, ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).
Tomasz Gawin
Zobacz także:
