Jak zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego

W wielu przypadkach, np. w związku z chorobą pracownika czy innymi nieprzewidywalnymi okolicznościami, nie jest możliwe udzielenie pracownikowi urlopu w wymaganym ostatecznie terminie. Zdarza się jednak i tak, że problem leży wyłącznie po stronie pracownika, który uporczywie odmawia udania się na urlop. Pamiętajmy zaś, że również w tym przypadku osoba odpowiedzialna w firmie za udzielanie urlopów pracownikom może być ukarana za nieudzielanie urlopów mandatem w razie kontroli PIP lub grzywną w sytuacji skierowania sprawy do sądu. Warto więc uświadomić opornemu pracownikowi, że pracodawca ma pewne sposoby, aby nakłonić go do wykorzystania zaległego urlopu. Dobrym do tego narzędziem będzie pisemna informacja o konieczności rozpoczęcia wykorzystywania zaległego urlopu najpóźniej do końca września i o ewentualnych skutkach niewykorzystania urlopu w tym terminie.

Opracowanie jedynie ogólnej informacji i umieszczenie jej np. w firmowym intranecie czy na tablicy ogłoszeń może nie odnieść zamierzonego przez pracodawcę skutku, czyli nakłonić pracowników do terminowego wykorzystywania zaległych urlopów. Lepsze rozwiązanie to przekazanie informacji o konieczności wykorzystania zaległych urlopów z osobna każdemu pracownikowi, który ma jeszcze zaległy urlop z poprzedniego roku. W przypadku imiennej informacji większa jest bowiem szansa na to, że pracownik się z  nią zapozna i dowie się o ewentualnych konsekwencjach niewywiązania się z obowiązku pójścia na zaległy urlop do końca września.

W omawianym dokumencie należy wskazać przede wszystkim, że:

• pracownik ma zaległy urlop z poprzedniego roku (można podać przy tym konkretną liczbę dni/godzin zaległego urlopu z ewentualnym wskazaniem, która część tego urlopu jest to niewykorzystany w zeszłym roku urlop na żądanie);

• pracodawca wzywa pracownika, aby złożył wniosek o zaległy urlop najpóźniej na początku września – np. do 1 września – tak aby urlop zaległy został udzielony najpóźniej do końca września (pamiętajmy przy tym, że zdaniem GIP oraz ministerstwa pracy niewykorzystany urlop „na żądanie”, który przechodzi na następny rok jako zwykły urlop zaległy, pracownik może wykorzystać także w terminie późniejszym niż do 30 września – trzeba to uwzględnić w informacji dla pracownika);

• pracodawca ostrzega, że niezłożenie wniosku urlopowego we wskazanym terminie spowoduje konieczność wyznaczenia terminu urlopu, który powinien być pracownikowi udzielony do końca września, w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy.

Do celów dowodowych ważne jest, aby pisemna informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego była podpisana przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną.

Warto też, aby pracownik napisał na egzemplarzu informacji, który pracodawca zatrzyma dla siebie, że potwierdza odbiór dokumentu, oraz podpisał się wraz ze wskazaniem daty. Podpis pracownika pod informacją ma znaczenie dowodowe. Będzie bowiem świadczyć o tym, że pracownik:

• został poinformowany o liczbie dni niewykorzystanego zaległego urlopu,

• był świadomy, jakie konsekwencje może pociągnąć za sobą zawinione przez niego niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie.

Jeżeli pracownik, pomimo otrzymania omawianej informacji, z przyczyn leżących tylko po jego stronie odmawia złożenia wniosku urlopowego i wykorzystania zaległego urlopu w kodeksowym terminie, można udzielić mu jednostronnie tej części urlopu, która jest zaległa i powinna być udzielona najpóźniej do 30 września.