Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli nie jest to możliwe, pracownik ma prawo złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być m.in. potwierdzone paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników – jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć jednak charakter incydentalny). Dokumenty te – gdy nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) – powinny być odpowiednio uzupełnione. Wraz z wyżej wymienionymi dokumentami pracownik powinien złożyć również rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj „rozliczeniem delegacji służbowej" (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lipca 2010 r. (nr IPPB3/423-305/10-4/EB).
Wszelkiego rodzaju oświadczenia pracownika, wykorzystywane do rozliczenia delegacji, stają się dokumentem, który może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności w razie, gdy pracodawca wykryje, że zawiera nieprawdę. W skrajnych przypadkach może to nawet doprowadzić do zgłoszenia podejrzenia popełnienia przestępstwa związanego z wyłudzeniem kwoty nienależnych świadczeń.
Przykład: przy rozliczaniu delegacji zagranicznej pracownik złożył oświadczenie, zgodnie z którym podczas 20 dniowego pobytu w Brukseli nie miał zapewnionego wyżywienia w cenie noclegów oraz, że ponosił koszty przejazdów lokalnych. Po dokładnym sprawdzeniu w hotelu i rozmowie z kontrahentem zagranicznym okazało się, że w cenie noclegu było zapewnione codziennie śniadanie, a kontrahent zapewnił pracownikowi darmowy przejazd z lotniska i po zakończeniu rozmów na lotnisko. Na skutek nieprawdziwego oświadczenia pracownika została mu zatem wypłacona nienależnie kwota:
- 48 EUR z tytułu ryczałtu dojazdowego (przejazd z lotniska i na lotnisko), który nie przysługuje m. in. wówczas, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne przejazdy;
- 144 EUR w związku z dietami (15% kwoty diety przewidziane na śniadanie x 20 dób pobytu w delegacji).
Pracownik może być w tej sytuacji zwolniony dyscyplinarnie – tego rodzaju fałszywe oświadczenie złożone w celu osiągnięcia korzyści majątkowej jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Mówimy tutaj jednak również o przestępstwie – działanie pracownika miało na celu wprowadzenie pracodawcy w błąd w celu uzyskania znacząco zawyżonych świadczeń.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz. 167).
- art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz także:
